Weź mnie w końcu wyczyść !!!

Jeśli też tak masz, że na myśl o sprawdzeniu skrzynki mailowej odrzuca cię głębiej w fotel to znak, że czas się do mnie przyłączyć! 

Udało się !

Wyczyściłam skrzynkę mailową, a zadanie nie było proste. Na starcie mój gmail pękał w szwach - tylko 560maili.

Nigdy nieskończone sprawy, wiadomości i notatki sprzed 5lat zalegały w czeluściach jakieś kilkaset odwiedzin wirtualnego listonosza temu. Nie wspomnę powiadomień allegro, newsletterów czy zaproszeń do grouponów (chyba nie ma nic bardziej irytującego niż kilka powiadomień codziennie, jednak czasem korzystam z ich ofert). Wszystkie nieaktualnie, niewarte uwagi sprawy poszły do kosza. 

Dziś podrzucam kilka rad jak uporządkować wreszcie swoją skrzynkę mailową : 

  1: nie bój się usuwać!

Rozumiem - zaznaczenie 'wszystko' a następnie 'usuń' jest karkołomne. Przecież nigdy nie wiadomo czy wśród zaznaczonych wiadomości nie znajduje się zapomniana, ale jakże istotna informacja od szefa, mail ze zdjęciami od przyjaciółki czy coś równie wartego zachowania. Racja. 

Zdradzę więc jak ja to zrobiłam - na każdej kolejnej stronie zaznaczałam wszystko jadąc od góry odznaczałam tylko wiadomości podejrzane o bycie przydatnymi po czym bezlitośnie klikałam >usuń<, ten proces dotyczył tylko ok 4-5 miesięcy wstecz, reszta wiadomości jak ważna by nie była - skoro się nimi do dziś nie zajęłam to niewątpliwy znak, że już się nimi nie zajmę. Każdą kolejną stronę jechałam znacznie mniej uważnie pilnowałam tylko jednego adresu, aby nie skasować zdjęć z różnych imprez od koleżanki, wiecznego fotografa.

2: zamiatanie

Teraz czas na utworzenie folderów. Po względnym mniej bardziej udanym kasowaniu pozostanie spora ilość maili, których żal wyrzucać - ot, bo mogą się przydać. I o to właśnie na nie rozwiązanie - utworzenie folderów najlepiej sensownie oznaczonych np. latami, Mogło by to wyglądać tak :

• 2011
• 2012
• 2013

Celowo nie tworzę folderu 2014 - przecież w tym roku jeszcze wielokrotnie będę przewartościowywać aktualne sprawy. Jeśli masz więcej wiadomości - stwórz foldery kwartalne 2012k1, 2013k2, 2013k3, 2013k4, oznaczenie ma być jasne dla ciebie i umożliwić Ci przeniesienie masowo części przewalających się wiadomości z głównego widoku odebranych do miejsca, gdzie nie będą Cię razić.

 

3: etykietuj

Skoro dawne sprawy zostały zamknięte, trzeba ogarnąć aktualne - filtry i etykiety to wspaniali sprzymierzeńcy. Ja adresy rodziny i przyjaciół automatycznie dodałam do etykiety 'Prywatne', wykładowców dostały na stałe etykietę 'Nauka', a najściślejsze grono 5 przyjaciółek etykietę WKNKN i one wiedzą co to znaczy. Ponadto nieszczęsny groupon, adres kina muza i kilku jeszcze newsletterów, które śledzę dostały etykietę 'Oferty' - istnieje taka automatycznie wbudowana w gmaila, ale jakiś czas temu celowo ją usunęłam, aby wszystkie wiadomości wyświetlały mi się w odebranych bez podziału. 

To co zrobiłam etykietami niektórzy rozwiązują różnymi adresami email - jeden biznesowy, jeden prywatny, jeden na "śmieci". Nie są to śmieci w najściślejszym tego słowa znaczeniu. Jest to adres, który osoby te używają do zapisania się do biuletynów lub nowych usług online, chcą wypróbować, wiedząc, że powiadomienia te nie są ostatecznie ważne. 

Niestety, część z tych osób jakiś czas później korzysta z opcji ściągania wszystkich maili na jedną skrzynkę, więc ciężko stwierdzić, czy ta metoda jest w 100% skuteczna. Mi etykiety ze spokojem wystarczą.

4: wyrób nawyk

- odpowiadaj albo kasuj

Na zakończenie najważniejszy etap - wyrobienie w sobie nawyków. Jeśli nie masz czasu odpowiadać na maile nie otwieraj skrzynki, by nie myśleć pół dnia "tam leżą i czekają" co budzi nie chęć. Zostawianie wiadomości odczytanej "bo odpowiem później" też nie jest dobrym pomysłem. Zacznij stosować zasadę - otwieram  i odpowiadam + etykietuję lub kasuję. Wtedy maile nie będą się gromadzić na zapas i po kolejnym roku lub kwartale wartościowe wiadomości z łatwością zamieciesz do odpowiedniego folderu.

Tyle na dziś ode mnie - dobrej nocy! :)